РОСРИЭЛТ

Управление и организация учета территориально удаленной недвижимости

03.03.2014

Некоторые компании или группы компаний, ведущие свою деятельность в разных регионах, часто сталкиваются с вопросами, связанными учетом и управлением недвижимостью. При этом в связи с территориальной удаленностью, возникает ряд управленческих проблем и рисков, которые существенно влияют на бизнес.

Помимо репутационных рисков, основными рисками являются возможные финансовые потери, связанные с некорректным оформлением объектов недвижимости в регионах и предоставлением недостоверной управленческой отчетности в области недвижимости. Особенно часто возникают проблемы, в случае, когда компания занимается сельскохозяйственным бизнесом и вынуждена брать в аренду или покупать земельные участки в массовом порядке у физических лиц в различных регионах.

Еще одним важным моментом является необходимость финансового контроля ценовой политики при приобретении, продаже или аренде недвижимости, своевременности поступления или оплаты арендных или налоговых платежей, а также контроля над рисками возможных злоупотреблений сотрудниками. Нехватка квалифицированного персонала в регионах и сложности, связанные с контролем качества оформления документов, могут также существенно увеличить финансовые риски компании.

При этом не всегда удается осуществить единый порядок хранения и учета оформленных договоров на приобретение, продажу или аренду недвижимости, а также контроль качества при оформлении договоров и дополнительных соглашений к ним.

Также, для лучшей управляемости бизнесом, руководителям нужна достоверная, актуальная и оперативная информация, включающая в себя о полный перечень всех объектов недвижимости, их свойств (местоположение, площадь по документам, площадь по электронной карте полей, структура земельных участков, кадастровый номер, контрагент, статусы земельных участков и пр.).

Самым эффективным решением, позволяющим снизить риски, связанные с управлением территориально удаленной недвижимостью, является создание внутри компании собственной информационной системы учета.

Каким же требованиям должна удовлетворять такая информационная система?

Во-первых, такая система должна быть связана с системой бухгалтерского учета, т.е. настроен автоматический экспорт данных их бухгалтерской программы в информационную систему, а в идеале, вообще должна являться ее составной частью.

Система должна иметь возможность настройки разграничений прав доступа, когда каждый сотрудник видит только часть информации, необходимой ему для выполнения непосредственных должностных обязанностей, а систему в целом по компании или группе компаний централизовано видит ответственный сотрудник со специальными полномочиями. При этом доступ к системе имеют сотрудники бухгалтерии, юридической службы, менеджеры по работе с контрагентами, сотрудники финансовых служб и сотрудники безопасности.

Во-вторых, система должна автоматически (после предварительной настройки), обнаруживать и автоматически сигнализировать ответственному сотруднику обо всех существенных отклонениях в ценовой политике (цена за единицу площади при покупке, продаже или аренде существенно меньше или существенно больше среднерыночных цен, установленных в компании). Аналогичные оповещения должны автоматически формироваться при задержках арендных и налоговых платежей.

Для снижения уровня риска от возможных злоупотреблений, связанных с умышленным занесением недостоверной информации в информационную систему должна использоваться «политика четырех глаз», по которой полная информация по объекту складывается из данных, которые заносят не менее чем два разных сотрудника, проверяя при этом правильность занесения данных. Например, общую информацию о приобретаемом объекте недвижимости (наименование и контакты контрагента, свойства недвижимости, цена договора), заносит менеджер по работе с клиентами в виде первичной заявки на приобретение недвижимости (статус заявки – на рассмотрение), финансовый контролер проверяет соответствие суммы договора ценовой политике (проставляя статус о прохождении финансового контроля), а юридическая служба осуществляет оценку чистоты сделки, готовит договор, присваивает ему номер, указывает кадастровый номер (проставляя статус о прохождении юридического контроля). Только после этого, ответственный сотрудник принимает решение о приобретении недвижимости и резервирует соответствующую сумму для осуществления сделки. Этапы совершения сделки (подписание договора, оплата денежных средств, переход права собственности и пр.) также отражаются в информационной системе с изменениями статуса. Такая конвейерная система, не только позволяет осуществлять централизованный контроль статусов всех объектов недвижимости, но еще и контролировать время прохождения сделок и снижает риски, связанные злоупотреблением или некомпетентностью сотрудников.

Система должна позволять формировать типовые договора по данным, занесенным в систему, а при необходимости подписания не типовых договоров, осуществлять наглядный процесс согласования изменений в типовых договорах. При этом осуществляется хранение согласованных договоров в электронном виде и отсканированных подписанных договоров.

Система должна также осуществлять автоматизированное формирование необходимой управленческой отчетности.

В связи с тем, что каждая организация имеет уникальную структуру и корпоративную культуру, а также собственную специфику бизнес-процессов, целесообразно разрабатывать такую информационную системы для каждой организации отдельно. При этом желательно, чтобы она являлась частью системы внутрикорпоративного электронного документооборота.

Несмотря на кажущуюся сложность, при наличии профессиональных IT-специалистов и сотрудников, которые имеют опыт постановки соответствующих задач, создание такой системы не занимает много времени и средств и обойдется предприятию гораздо дешевле, чем приобретение и последующая адаптация какой-либо стандартной системы.


Статью разместила консалтинговая компания «Алексей Булатов»

Алексей Булатов

Просмотров: 45 | ID: 657



Добавить комментарий

Прежде чем добавить комментарий, ознакомьтесь с правилами добавления комментариев

опубликовать Введите код: Код



Читайте также

Способы расчета за недвижимость. Истории чужих ошибок.

Хочу поделиться с вами несколькими историями из своей практики. Они про то, как надо и как не надо проводить сделку с недвижимостью и как правильно рассчитаться с продавцом.

Оценка объекта недвижимости при получении ипотечного кредита

При оформлении и выдачи ипотеки обязательно проводится процедура оценки приобретаемой недвижимости, независимо от того, в какой банк Вы планируете обратиться. Приобретаемое по ипотеке жильё остаётся в залоге у банка до тех пор, пока клиент не выплатит кредит в полном размере. Поэтому банку-кредитору необходимо иметь точно представление о реальной стоимости недвижимости для утверждения правильной суммы выдаваемых денежных средств. Точно зная стоимость объекта недвижимости, банк страхуется от возможной потери заемных средств в случае, если вы не сможете выплатить кредит.

Стоит поторопиться: 1 марта 2018 года заканчивается законодательно установленный срок упрощенного порядка регистрации прав на объекты индивидуального жилищного строительства

1 марта 2018 года заканчивается законодательно установленный срок упрощенного порядка регистрации прав на объекты индивидуального жилищного строительства. Согласно федеральному закону №93-ФЗ, до указанной даты возможна регистрация права собственности на жилищные строения без предоставления разрешения на ввод объекта в эксплуатацию, после 1 марта текущего года – это станет обязательным.

5 нюансов ипотечного договора, о которых надо знать

Ипотека в современном мире является одним из самых распространенных способов приобретения жилья. В первом полугодии 2017 года рынок ипотеки вырос на 16%, обновив рекорд 2014-го, — по итогам уходящего года ожидается рекордный объем выдачи ипотечных кредитов за все время существования рынка жилищного кредитования.

Поможет ли блокчейн упростить процессы в сфере оборота недвижимости?

Что такое «блокчейн»? Блокчейн — единая, но при этом децентрализованная база данных, состоящая из информационных пакетов (или цепочек блоков). Копии информации, которая хранится в ней, доступны всем участникам системы. Каждый из этих пользователей может вносить изменения в базу, используя свой индивидуальный ключ. Представим, что наша система уже работает идеально, но что еще требуется сделать, чтобы запустить полноценный сервис на базе этой технологии? Адвокат и эксперт в сфере недвижимости Олег Сухов рассмотрел ряд проблем, с которыми столкнутся компании на примере проекта Росреестра, Внешэкономбанка (ВЭБ) и Агентства по ипотечно-жилищному кредитованию (АИЖК), которые планируют ввести единую систему регистрации договоров участия в долевом строительстве на блокчейне.

Кто сегодня может получить бесплатное жилье

Согласно Конституции, Россия является социальным государством, которое обеспечивает условия, необходимые для достойной жизни и развития человека. В соответствии с этими положениями, в России у граждан есть возможность получить жилье бесплатно от государства. Как правило, это малоимущие и нуждающиеся граждане, которые сами не в состоянии приобрести жилые помещения в собственность. Жилье предоставляются в порядке очередности, но у некоторых категорий граждан есть приоритет. Кто сегодня имеет право на бесплатную квартиру, рассказал адвокат Олег Сухов.

Что делать, если в купленной квартире прописан посторонний

На рынке недвижимости не так редко встречается ситуация, когда покупатель обнаруживает, что в приобретенном помещении прописан незнакомый ему человек. Данное обстоятельство не влечет отмену договора купли-продажи, но дает зарегистрированному человеку право проживания в квартире. Выписать такого человека принудительно в большинстве случаев можно в судебном порядке, однако то, насколько это легко будет сделать, зависит от категории зарегистрированного лица. Какие действия в такой ситуации стоит предпринять, рассказал адвокат Олег Сухов.

На чём нам стоит дом построить?

На стадии планирования строительства будущие домовладельцы редко задумываются об устройстве фундаментов и подвалов. Многие считают это вопросом «техническим». Его решение нередко откладывают «на потом», на материалах экономят, а работы поручают случайным людям. Цена такой ошибки может оказаться высока, потому что фундамент – единственная часть дома, которую нельзя перестроить, а ремонтировать очень сложно и дорого. Поэтому начинать планировать будущую стройку нужно именно с подземной части, которая является её краеугольным камнем в основании дома, в прямом и переносном смыслах.

Как узаконить перепланировки в квартире. С чего начать

Многие граждане делают перепланировки в квартирах, но далеко не все заранее получают на это необходимые разрешения. Это может привести к ряду проблем вплоть до назначения административного штрафа, однако узаконить произведенные изменения можно и постфактум – главное, собрать все документы и доказать, что перепланировка не нарушает ничьих интересов и соответствует всем стандартам. Какие документы нужны для перепалнировки и как сделать квартиру под себя так, чтобы не возникло проблем, расскажет адвокат Олег Сухов.

Ипотечный вопрос: как разделить залоговую квартиру при разводе

Ипотека – один из самых распространенных способов приобретения недвижимости. Нередко квартиры, купленные с использованием кредитных средств, становятся предметом раздела при разводе супругов. Никаких особых сложностей в таком разделе нет, однако есть ряд нюансов, которые следует учитывать. Многое зависит от того, зарегистрирован ли был брак, на кого оформлена ипотека, а также чьи средства вносились при погашении кредита.