Управление и организация учета территориально удаленной недвижимости

Помимо репутационных рисков, основными рисками являются возможные финансовые потери, связанные с некорректным оформлением объектов недвижимости в регионах и предоставлением недостоверной управленческой отчетности в области недвижимости. Особенно часто возникают проблемы, в случае, когда компания занимается сельскохозяйственным бизнесом и вынуждена брать в аренду или покупать земельные участки в массовом порядке у физических лиц в различных регионах.

Еще одним важным моментом является необходимость финансового контроля ценовой политики при приобретении, продаже или аренде недвижимости, своевременности поступления или оплаты арендных или налоговых платежей, а также контроля над рисками возможных злоупотреблений сотрудниками. Нехватка квалифицированного персонала в регионах и сложности, связанные с контролем качества оформления документов, могут также существенно увеличить финансовые риски компании.

При этом не всегда удается осуществить единый порядокхранения и учета оформленных договоров на приобретение, продажу или аренду недвижимости, а также контроль качества при оформлении договоров и дополнительных соглашений к ним.

Также, для лучшей управляемости бизнесом, руководителям нужна достоверная, актуальная и оперативная информация, включающая в себя о полный перечень всех объектов недвижимости, их свойств (местоположение, площадь по документам, площадь по электронной карте полей, структура земельных участков, кадастровый номер, контрагент, статусы земельных участков и пр.).

Самым эффективным решением, позволяющим снизить риски, связанные с управлением территориально удаленной недвижимостью, является создание внутри компании собственной информационной системы учета.

Каким же требованиям должна удовлетворять такая информационная система?

Во-первых, такая система должна быть связана с системой бухгалтерского учета, т.е. настроен автоматический экспорт данных их бухгалтерской программы в информационную систему, а в идеале, вообще должна являться ее составной частью.

Система должна иметь возможность настройки разграничений прав доступа, когда каждый сотрудник видит только часть информации, необходимой ему для выполнения непосредственных должностных обязанностей, а систему в целом по компании или группе компаний централизовано видит ответственный сотрудник со специальными полномочиями. При этом доступ к системе имеют сотрудники бухгалтерии, юридической службы, менеджеры по работе с контрагентами, сотрудники финансовых служб и сотрудники безопасности.

Во-вторых, система должна автоматически (после предварительной настройки), обнаруживать и автоматически сигнализировать ответственному сотруднику обо всех существенных отклонениях в ценовой политике (цена за единицу площади при покупке, продаже или аренде существенно меньше или существенно больше среднерыночных цен, установленных в компании). Аналогичные оповещения должны автоматически формироваться при задержках арендных и налоговых платежей.

Для снижения уровня риска от возможных злоупотреблений, связанных с умышленным занесением недостоверной информации в информационную систему должна использоваться «политика четырех глаз», по которой полная информация по объекту складывается из данных, которые заносят не менее чем два разных сотрудника, проверяя при этом правильность занесения данных. Например, общую информацию о приобретаемом объекте недвижимости (наименование и контакты контрагента, свойства недвижимости, цена договора), заносит менеджер по работе с клиентами в виде первичной заявки на приобретение недвижимости (статус заявки – на рассмотрение), финансовый контролер проверяет соответствие суммы договора ценовой политике (проставляя статус о прохождении финансового контроля),а юридическая служба осуществляет оценку чистоты сделки, готовит договор, присваивает ему номер, указывает кадастровый номер (проставляя статус о прохождении юридического контроля). Только после этого, ответственный сотрудник принимает решение о приобретении недвижимости и резервирует соответствующую сумму для осуществления сделки. Этапы совершения сделки (подписание договора, оплата денежных средств, переход права собственности и пр.) также отражаются в информационной системе с изменениями статуса. Такая конвейерная система, не только позволяет осуществлять централизованный контроль статусов всех объектов недвижимости, но еще и контролировать время прохождения сделок и снижает риски, связанные злоупотреблением или некомпетентностью сотрудников.

Система должна позволять формировать типовые договора по данным, занесенным в систему, а при необходимости подписания не типовых договоров, осуществлять наглядный процесс согласования изменений в типовых договорах.При этом осуществляется хранение согласованных договоров в электронном виде и отсканированных подписанных договоров.

Система должна также осуществлять автоматизированное формирование необходимой управленческой отчетности.

В связи с тем, что каждая организация имеет уникальную структуру и корпоративную культуру,а также собственную специфику бизнес-процессов, целесообразно разрабатывать такую информационную системы для каждой организации отдельно. При этом желательно, чтобы она являлась частью системы внутрикорпоративного электронного документооборота.

Несмотря на кажущуюся сложность, при наличии профессиональных IT-специалистов и сотрудников, которые имеют опыт постановки соответствующих задач, создание такой системы не занимает много времени и средств и обойдется предприятию гораздо дешевле, чем приобретение и последующая адаптация какой-либо стандартной системы.